Medio: Clarín / Pymes

También es fundamental asegurarse el acompañamiento más allá de la implementación inicial, para evitar futuros dolores de cabeza y nuevos costos asociados.

Otro factor clave durante la búsqueda es consultar a los clientes activos del proveedor seleccionado, ya que nadie mejor que un cliente para determinar las bondades y características de un prestador y de su solución.

"Para minimizar riesgos, es bueno hablar con otras empresas que usen el softwaœ de los proveedores que nos están haciendo una propuesta. Y si son del mismo rubro. mucho mejor”, dice Daniel Mario Aisemberg. director de Evaluando Software.
El segundo paso es saber qué hace la propia empresa y qué procesos son criticos para el negocio.
Luego, es esencial hacer participar de la evaluación y selección al equipo de usuarios calificados de la empresa: ellos serán los que pongan en marcha el proyecto.
Es muy importante trabaiar en equipo y lograr que las áreas claves de la empresa se involucren. Es beneficioso por el aporte de valor que pueda hacer cada área y por el compromiso futuro que tendrán durante la implementación, por sentirse parte del proyecto.
Por último, hay que hacer un plan documentado que indique cómo será el proceso de evaluación y selección. Las necesidades de la empresa deben volcarse por escrito, y la forma en que se evaluarán proveedores y propuestas debe documentarse.
¿Una Pyme puede documentar? No sólo puede, debe hacerlo para minimizar la subjetividad en la decisión (por ejemplo. que se apoye en la simpatía del equipo de ventas,la buena demostración y las oficinas del proveedor).
Aisemberg aconseja calcular la inversión como 1.5% de la facturación anual de la empresa.
Otra forma de cuantificarla es pensar que el costo del proyecto por usuario del sistema será de entre U$S 2.500 y 3.200 (costo por usuario). Esto incluye el licenciamiento del software, la consultoría de implementación, la capacitación y, a veces, otros servicios. Por ello, el costo del proyecto es mayor que el costo del software.

Errores más comunes

Gustavo Gasparrini, gerente general de Nixe. dice que una falla habitual en las Pymes es centrarse sólo en la funcionalidad del sistema de gestión y dejar de lado la tecnología en la que se basa esa aplicación.
Se debe evaluar el sistema operativo donde corre el software, el lenguaje de desarrollo y la base de datos que usa, para determinar la posibilidad de crecimiento y la compatibilidad con los sistemas existentes en la empresa.
Para Gasparrini, no es aconsejable mucha dispersión en tecnología cuando el negocio de la empre sa no está relacionado con probar diferentes bases de datos o sistenas operativos. Hay que tratar de unificar plataformas, porque será más sencillo y económico administrarlas.
Otro error es pensar que comparar un software de gestión es como adquirir una planilla de cálulos o un procesador de textos. La elección de un software de gestión empresarial requiere algo más de trabajo y preparación, ya que manejará el negocio.
Luego de la evaluación y selección, hay que hacer que el software funcione de acuerdo con las prácticas de negocio de la empresa, capacitar al los usuarios, manejar el impacto del cambio, y mucho más. Por lo tanto, el liderazgo del equipo gerencial es fundamental para que el proyecto sea exitoso.
Marcelo Dì Chena. gerente general de MasterSoft, indica que otra equivocación muy común es suponer que el sistema traerá soluciones a la empresa por sí solo. No es así: hay que contratar consultoría externa para la implementación y tener una compañía preparada para el cambio, porque adquirir una solución de este tipo suele signifìcar, además de un cambio tecnológico. un cambio cultural, una nueva forma de desarrollar los procesos.
La implementación de un site de gestión debe ser siempre la suma de un producto y un servicio. Si no aparece el riesgo de comprar una caja que nunca cumplirá el objetivo de brindar eficiencia y soluciones a la Pyme.

¿Enlatado o a medida?

Un tema a considerar frente a la nacesidad de implementar un software de gestión es decidir qué comprar.
Las opciones son: un producto enlatado, que no admite demasiados cambios; o un sistema desarrollado a medida, que puede ser muy incompleto o no tener el soporte adecuado.
Aisemberg explica sus visión: "Yo lo clasificaría en enlatados preplaneados, y a medida. A esta altura. invertir en un desarrollo a medida de un software. de gestión es perder competitividad, porque se sabe cuándo empieza pero no cuándo termina ni cuánto costará.
Y una vez que el producto está desarrollado, nunca estará a la altura de los preplaneados o los enlatados, pues el equipo de desarrollo no puede seguir el ritmo de la evolución tecnológica. Tampoco puede soportar los cambios legales ni normativos, ni alcanzar una escala de costos como para justificar la continuidad de la inversión en ese desarrollo”.
A su juicio, otra desventaja del software empresarial a medida, es el riesgo de que el equipo de desarrollo desaparezca. Entonces, ¿quién será el responsable de dar soporte?
Finalmente, si una empresa construye edificios, ¿por qué debe dedicarse a desarrollar y mantener recursos de tecnología. si no es el core de su negocio? Si lo hace terminará siendo poco competitiva. Aisemberg admite que hay casos especiales que requieren desarrollo a medida, pero otra cosa muy distinta es hacer un sistema de gestión desde cero.
El ejecutivo opina que los enlatados son paquetes de software que se instalan, requieren cierta capacitación. pero tienen muy pocas posibilidades de modifìcaciones. Son productos aptos para empresas pequeñas o con muy baja con muy baja complejidad en sus procesos: comprar, vender. cobrar, pagar.
Con respecto los sistemas desarrollados a medida, Adúriz afirma: 'Si bien resuelven las falencias de los sistemas generalistas, en cuanto a especialización, carecen de adecuada proyección, pues al ser a medida y para un solo cliente. los recursos que toda aplicación demanda para su actualización tecnológica y funcional no pueden ser solventados. debido a la falta de escala’.
Por eso. propone tener un proveedor que brinde soluciones especializadas para cada mercado vertical. y con el soporte de una empresa avalada por su trayectoria y prestigio.
Para Aisemberg, los que presentan mayores ventajas son los preplaneados: paquetes que han sido implementados varias veces, en diferentes industrias. Ya tienen incorporados los circuitos administrativos de cada segmento de rnercado y las prácticas usualmente aceptadas (que no es lo mismo que las mejores prácticas). Los proveedores de estos sistemas tienen metodologías de implementación, con lo cual los proyectos se terminan más rápido. cuestan menos dinero y el retorno de la inversión se produce en menor tiempo.
Para Di Chena, la ventaja de los enlatados es que, con un bajo costo de licenciamiento. resuelven gran parte de las necesidades de las compañías, pero tienen en contra. la dificultad de adaptarse a necesidades específicas.
Por el contrario, el ejecutivo destaca que los productos totalmente a medida tienen altos costos y, en general, no pueden ser correctamente definidos por las Pymes.
‘Lo mejor es implementar una solución estándar. que cubra las funcionalidades esenciales. seleccionando a un proveedor dispuesto a efectuar ajustes o cambios al producto, que permitan resolver aspectos especificos de la Pyme'. dice el ejecutivo de MasterSoft
Un software de gestión estándar para 10 puestos de trabajo -incluyendo licencias, parametrización, aiustes y servicios de puesta en marcha- puede costar alrededor de $ 25.000.
Es vital. entonces, analizar las perspectivas de crecimiento del negocio y la flexibilidad que ofrecen los distintos sistemas para acompañarlo.

De código abierto

Pero no siempre hay que pagar una licencia por el uso del software.
Hay otro tipo de software llamado 'de código abierto”, u open source- que se libera con el código fuente (las líneas escritas por el programador), para que cualquier usuario pueda personalizarlo o modifcarlo.
Esto no sucede con el software tradicionalmente utilizado -llamado propietario-, donde la empresa que lo desarrolla sólo entrega una licencia de uso.
En el software open source, no hay licencias, aunque sí suele haber costos ligados a la consultoria de implementación, la personalización y la capacitación. Pero lo interesante es que el usuario puede contratar a cualquier empresa que los brinde, y no exclusivamente al desarrollador del sofìware o a las firmas asociadas a él. Baio este concepto, hay diversos sistemas operativos y aplicaciones para las más variadas cuestiones.

“Es un error creer que un sistema de gestión puede solucionar por si mismo problemas en los procesos de la empresa. No es así”

Un sistema de gestión Open source es Libertya. la versión local del español OpenXpertya. desarrollada por la argentina Disytel.
Acaba de lanzarse la versión 03.11 del software y Mario Maupriez, director Comercial de Libertya. explica que la premisa de trabajo fue "concentrarse en desarrollar las mejoras solicitadas por los usuarios, para brindar respuestas cada vez más específìcas a sus necesidades'.
Corno se mencionó, este tipo de software implica costos de consultoría. En el caso de Libertya, el proveedor desarrolló un paquete de servicios llamado Easy Pack, especialmente pensado para facilitar y acelerar la ppuesta en marcha del producto.
Entre los servicios que incluye están la instalación y configuración de la aplicación, una personalización básica, la capacitación del personal, y el acceso al centro de soporte técnico del proveedor para resolver las dudas o los incovenientes que se presenten.

Mantener y actualizar

Siempre, antes de decidir, hay que evaluar la política de soporte del proveedor
"El mantenimiento es un tema fundamental cuando se selecciona una herramienta que acompañará los procesos de trabajo de la compañía" explica Gasparrini, de Nixe.
Cada proveedor tiene su propia política de mantenimiento y, muchas veces, suelen ser similares, pero en este punto los detalles son extremadamente importantes.
Ejemplos de esos detalles son: cuáles y que tipo de actualizaciones están incluidas dentro del abono de mantenimiento, sobre todo, hay que verificar si incluye las relacionadas con cambios regulatorios, o de valor moentario o cambiarlo.
A veces, el costo de mantenimiento está incluido en el precio de la licencia para el primer año: otras veces, es una opción que se paga aparte.
Hay dos momentos críticos donde las actualizaciones son más necesarias. Uno de ellos es cuando cambia el contexto: por ejemplo, se modifica la reglamentación que regular la confección de las facturas y otros documentos de pago. El otro, se verifica cuando la empresa de un salto en su producción o en la evolución de su negocio.
Es en esos momentos cuando la escalabilidad de estos sistemas se vuelve clave, La sugerencia es considerar el tema del mantenimiento antes de decidir, porque una buena elección al principio puede ahorrar muchos costos posteriores.
Para Carlos Maiztegui, director general de Totvs para Cono Sur, la necesidad de actualizar un sistema deriva de tres factores: "El negocio, la legislación, y los cambios y posibilidades que brinda un proveedor sólido".
Actualmente, el mercado de la tecnología evoluciona hacia los dispositivos móviles -notebooks, netbooks, smartphones, tablets- y eso favorece la disponibilidad de datos en cualquier lugar y en cualquier momento.
Las aplicaciones de gestión empresarial no pueden más que seguir ese mismo rumbo, además de tener cada vez más funcionalidad inherentes a cada segmento de mercado vertical, y mayor grado de escalabilidad y posibilidades de personalización.
No obstante, lo más importante al elegir una solución es tener claras las necesidades actuales y prever -en la medida de lo posible- las necesidades futuras de la Pyme, para que el software elegido pueda acompañar el crecimiento de la empresa y no haya que salir a buscar otro cuando la situación sea diferente.
Con las necesidades en claro, habrá que pedir presupuesto y demostraciones al menos a tres proveedores, para analizar qué producto y servicios se adpatan mejor a los requirimientos propios de la compañía.